Claudio Desolati (Opinionista, Ex Viola)
Camilla Mencarelli (Conduttrice, Giornalista)
Antonio Morelli (Opinionista, Ass. Sport Signa)
Claudio Cencetti (Opinionista, Esperto pronostici)
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measurable improvement in Europe’s environment, through the provision of timely,
targeted, relevant and reliable information to policy-making agents and the
public - The place of work will be Copenhagen, Denmark - Job description To work
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Affairs Programme - Functions and duties - To research, write and disseminate
press releases, web announcements, articles and other materials for media use;
To establish relations with key environmental and other relevant journalists
around Europe; To organise and follow up interviews between agency staff and the
media; To respond to media enquiries; To arrange press conferences, media
briefings and other media events as necessary; To maintain and enhance the
accuracy and reach of the Agency’s media contacts database; To inform member
countries and the European Commission about planned EEA media activities and
coordinate with them as needed; To inform EEA institutional networks and other
staff about relevant media activities; To monitor media coverage of the Agency,
including the effectiveness of its own media activities, and maintain a
comprehensive archive of this; To contribute to the work of the Group including
the implementation and review of the EEA external communications strategy and
the establishment of the annual communications plan; To participate in the
activities of the Launch Team, including taking responsibility for preparing
communications activities around the launch of EEA outputs, Excellent written
and spoken English - Remember to take time zones into consideration when sending
your application - Prior to contract signature, the successful candidate will be
asked - Personal data protection - Request for review - admitted to the
selection procedure will be notified by letter. The candidate may ask to have
her/his application reconsidered by a sending a request for review to the
Chairman of the Selection Committee at the address indicated on the letter
within calendar days from the date of the letter of notification - Press
conferences are appropriate to mark a major event or announce important news,
where the ability to see results at first hand, or to question the personalities
involved, will bring added value for journalists. Another justification is to
give a general briefing about a topic of current or emerging interest. This may
not necessarily produce a great deal of immediate press coverage, but will
provide journalists with a contextual framework for future announcements. It is
nevertheless always preferable to provide a news angle that will justify the
time spent in attending such an event. Hint: Think particularly about
visual possibilities for TV – facility visits, concrete results of research -
Plan ahead - Press conferences can take various forms. They can be open to all
journalists, addressed to a targeted panel in line with the subject and
geographical area, or reserved for a limited circle of journalists seen as
opinion leaders. Whatever the format, success requires the mobilisation of
substantial resources. Careful preparation may take between 15 and 20 days work
full-time for one person, plus a presence on the day and for follow-up.
Moreover, such an event costs money, and the costs should be calculated in
advance. This is not the type of operation that should be repeated too often;
otherwise it becomes a drain on budgets and dulls the interest of the press. It
is vital to weigh the value, and not to abuse the method to announce details
that could easily be communicated in writing. In some circumstances, it may be
necessary to organise a press conference at short notice, but this should be
avoided as far as possible. However, such eventualities are unlikely to arise in
the context of FP6 project promotion. Timing - Press conferences are typically
held in the late morning, but an early morning press breakfast or midday press
lunch are also acceptable alternatives. Other media events can take half a day,
or even a whole day, for example when they involve a visit to a project site or
a laboratory tour – but do not forget that time is valuable to journalists. A
number of elements can be combined, such as a field trip followed by a press
lunch – or even something more ambitious. Before fixing the time and date of a
press conference, make every effort to ascertain whether a conflicting event may
be taking place, which could divert your target audience. Ask a known journalist
to check his/her diary, or – if you intend to hold your event during a
conference or exhibition – check with the organisers to determine whether
another participant has similar plans. Invitation Ensure that the invitation
includes all the facts that journalists need to know – who, what, why, when,
where, how – and include any additional information that will help convince them
to attend. Issue the invitations two to three weeks in advance. Send two copies
of the invitation to the editorial office: one for the journalist and one for
the editor-in-chief. Be specific about any costs – travel, accommodation, etc. –
that you are prepared to support. Do not assume that all journalists invited to
a press conference will be willing or able to attend. To assemble ten
journalists, for example, you may need to extend invitations to double that
number. Location Choose a central location with easy access; attach a map with
the invitation, and make arrangements for parking and/or transfers from the
nearest transport terminals. - Journalists are only human – an attractive or
unusual location just might prove instrumental in encouraging their attendance.
Press kit - Prepare a full set of material for the journalists. This should
include press release(s) covering the main message(s) being communicated,
relevant background material, such as specially prepared press fact sheets,
relevant publications and possibly brochures as well as handout versions of the
presentation slides. Also include CVs of relevant people and a contact sheet to
simplify journalistic follow up. Prepare suitable illustrations – graphics,
diagrams and/or photographs. These can be provided on a CD, or a suitable
website address supplied to enable the journalist to download them.
Presentations - All press conference contributors should aim to meet certain
minimum standards in the style of their spoken delivery and the quality of their
accompanying presentations. Presentations should be prepared in detail with
regard to both their contents and length. As with any form of media message,
keep the contents simple and the messages clear. Do not go deeply into
scientific detail; a media presentation is not a sector-specific scientific
conference contribution. Support the talk with good clear slides, ideally in a
PowerPoint format that can easily be distributed to the press in printed form or
on disk. Develop a simple style and do not try to put too many messages on one
slide. Use pictures, graphics and diagrams wherever possible and keep words to a
minimum. A slide should support what you are saying, not provide your speaking
notes. It is essential to rehearse presentations thoroughly before an event, and
to verify their functioning at the location itself. To avoid compatibility
problems, check in advance what type of audiovisual equipment is available, and
in what form presentations can be accepted - laptop plug-in, CD, DVD, videotape,
memory stick - Other practical details - When taking responsibility for the
organisation of a press conference, make a checklist of the materials and
services that will be required on the day – from name badges and table cards, to
public address and audiovisual equipment. Set aside a reception desk at the
entrance to the conference area. Obtaining full particulars from journalists can
form useful input for assembling an up-to-date database of press contacts. Make
sure that journalists are collected and accompanied during facility visits, with
competent people on hand to answer questions – and to ensure their safety. Have
available a suitable area for TV or radio journalists to record specific
interviews. Follow-up - Be sure to note, and respond to, any journalists’
requests that cannot be dealt with on the day of a conference (e.g. providing
specific pictures or additional background information). Building a reputation
as a reliable information source and a person/organisation that delivers on
promises pays long-term dividends. Hint - Mail/email press kits to journalists
who were on your invitation list but did not attend the event. This could well
have been due to circumstances beyond their control. Why communicate via the
mass media? Basic principles - Produce an effective press release - Organise
a successful press conference - Build good relationships with journalists - How
to get on TV - Evaluate results - Learn more about media relations - Ufficio
Stampa - Come gestire i rapporti con i mezzi di comunicazione di massa L'ufficio
stampa è la struttura che si occupa dell'informazione da destinare all'esterno
dell'organizzazione cioè dell'attività di comunicazione ai mezzi di informazione
di massa. Cosa fa un ufficio stampa - La funzione principale di questo ufficio è
quella di selezionare, filtrare e veicolare il flusso delle informazioni
provenienti dall'interno dell'ente/organizzazione verso gli organi di
informazione - I suoi principali interlocutori sono i mass media: quotidiani,
radio, tv, riviste, ecc. in grado di raggiungere precisi e circoscritti target
di utenza così come il pubblico di massa in generale - L'ufficio stampa svolge
molteplici attività quali -organizzare la raccolta e l'archiviazione della
documentazione di base inerente l'organizzazione (il piano di comunicazione, le
strategie di sviluppo dell'ente, informazioni sui prodotti o servizi erogati,
biografie, profilo storico, foto e immagini, video, ecc.); rassegna stampa
quotidiana, elaborazione dossier tematici, verificare fonti, notizie,
riferimenti all?attività e reperire documentazione; curare una serie di rapporti
personali con giornalisti, addetti stampa, personaggi della politica, del
sindacato, della cultura quali destinatari dell'informazione; promuovere e
organizzare particolari eventi, conferenze e manifestazioni; individuare i punti
di forza dell'organizzazione utili alla promozione della stessa. Gli strumenti
operativi di un ufficio stampa - La necessità di dotarsi di un'adeguata
strumentazione tecnico-operativa diventa condizione irrinunciabile per il lavoro
dell'ufficio stampa: computer, telefono, fax, fotocopiatrice, televisore,
registratore, radio, connessione ad almeno una agenzia di stampa, elenchi
aggiornati di giornalisti, giornali e periodici essenziali, elenchi telefonici.
E' importante adeguare la struttura tecnica a quella operativa. Chi lavora
nell'ufficio stampa - Secondo l'art.9 comma 3 della legge 150/2000: ''L?ufficio
stampa è diretto da un coordinatore, che assume la qualifica di capo ufficio
stampa, il quale, sulla base delle direttive impartite organo di vertice
amministrazione, cura i collegamenti con gli organi di informazione, assicurando
il massimo grado di trasparenza, chiarezza e tempestività delle comunicazioni da
fornire nelle materie di interesse dell’amministrazione". - tre metri sopra il
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Gli strumenti utilizzati dall'ufficio stampa per comunicare SCRITTI VISIVI
articoli foto e immagini comunicato stampa conferenza stampa Si è detto in
lista Legge 150/2000 e provvedimenti successivi - Rassegne stampa - Chi firma i
comunicati stampa? Cosa dice la norma - DIR 7/02/02, Direttiva sulle attività di
comunicazione delle PA Atti amministrativi L 150/2000, Disciplina delle attività
di informazione e di comunicazione delle PA Atti amministrativi Domande e
risposte DLGS 29/93, Razionalizzazione dell'organizzazione delle PA e revisione
della disciplina in materia di pubblico impiego Atti amministrativi -
Comunicazione ai mezzi di informazione di massa - Come aumentare la visibilità
dell'organizzazione e del prodotto o servizio offerto - La comunicazione ai
mezzi d'informazione di massa è uno strumento di tipo informativo/promozionale
che appartiene al concetto più ampio di comunicazione organizzativa e sfrutta la
visibilità dei media - L'obiettivo principale è quello di assicurare una
diffusione omogenea e coerente dell'immagine aziendale, attraverso la
divulgazione della propria attività, dei propri servizi, delle proprie policy,
normative e cultura di riferimento. Ciò al fine di rafforzare la credibilità
dell'azienda stessa alla quale viene conferita maggiore trasparenza e
visibilità. La comunicazione ai mezzi di informazione di massa di solito ha
funzione promozionale: essa tende infatti a diffondere ad un pubblico più ampio
possibile informazioni e notizie, al fine di promuovere soprattutto l'immagine
dell'organizzazione. Infatti, anche quando si promuovono servizi o un prodotti
nuovi non risulta tanto importante scendere nei particolari tecnici e precisi
degli stessi, ma piuttosto trovare una notizia e un mezzo per divulgarla che sia
facilmente comprensibile dal numero più alto possibile di utenti. Questo tipo di
comunicazione risulta molto importante per gli enti e le organizzazioni, tant'è
che nella maggioranza dei casi esiste una struttura ad hoc che si occupa dei
rapporti con la stampa, l'Ufficio Stampa. Gli strumenti di comunicazione ai
mezzi d'informazione di massa si suddividono in SCRITTI PARLATI TECNOLOGICI
lettera conferenza stampa internet comunicato stampa intervista posta
elettronica articolo. Anche rispetto a questa forma di comunicazione, assume
oggi sempre maggiore importanza lo strumento telematico e con esso la capacità
di utilizzare contemporaneamente molteplici e differenziate forme di linguaggio
per arrivare ai target più differenziati: a questo proposito diventa oggi sempre
più importante coniugare il redattore tradizionale con colui che si occupa della
redazione di testi web, e per le organizzazioni diventa sempre più fondamentale
cercare di integrare il personale addetto all'Ufficio Stampa con quello della
Redazione Web. Conferenza - Come affrontare un discorso in pubblico -
Organizzazione preliminare - Una conferenza necessita di una scrupolosa
preparazione che deve essere affidata ad una equipe costituita da un
coordinatore con funzioni decisionali, e altre figure con funzioni più
operative. Il gruppo di lavoro così costituito avrà quindi il compito di
preparare come prima cosa un elenco delle organizzazioni e delle persone
da invitare e di inoltrare i rispettivi inviti (almeno 15 giorni prima) che
dovranno contenere tutte le informazioni indispensabili quali: data, ora, luogo
e durata della conferenza; argomento della conversazione; nome del conferenziere
e sua qualifica. Successivamente, nel caso in cui tra gli invitati ci siano
persone di altre città o paesi, sarà necessario fornire loro informazioni utili
relativamente ad eventuali alloggi, punti di ristoro e soprattutto al
raggiungimento del locale in cui si svolgerà la conferenza. Inoltre, è
necessario - accertarsi che lo spazio prescelto sia sufficientemente ampio e che
ognuno degli uditori disponga di un posto a sedere - preparare una postazione
per la stampa ed altre postazioni per eventuali personalità importanti;
controllare che vi siano un’illuminazione ed un’ aerazione adeguati e che la
stanza sia totalmente isolata da rumori esterni, fonte di distrazione;
predisporre blocchetti di carta, fogli e matite per tutti e se l’acustica lo
richiede munirsi di microfono; preparare in sala bottiglie d’acqua e bicchieri.
Lo svolgimento - Inizialmente è importante fare accomodare gli uditori e
metterli a proprio agio per agevolarne le capacità di ascolto - E’ bene
accertarsi che tutti siano accuratamente informati sull’argomento trattato e
sulla durata della conferenza - Una volta verificate queste condizioni, si può
dare inizio alla conferenza, presentando all’uditorio l’ente che organizza la
conferenza e il testimone/relatore che terrà la conferenza stessa,
ringraziando anticipatamente per l’attenzione - È estremamente importante far
rispettare al relatore l’orario a sua disposizione (di norma una
conferenza per riuscire efficace e non stancare l’uditorio non deve superare i
30 minuti e deve essere integrata da supporti visuali come fotografie,
diapositive, grafici, illustrazioni sufficientemente grandi cosi che tutti
possano vederli) - È utile aprire l’incontro e/o la relazione con un breve
episodio realmente vissuto o con una storiella umoristica pertinente al tema
della conversazione, poiché ciò permette di rompere il ghiaccio più facilmente e
predispone favorevolmente all’ascolto - Se sono stati predisposti materiali da
distribuire all’uditorio è bene renderli disponibili solo al termine della
conferenza, onde evitare che distolgano l’attenzione dalla stessa - E’
importante prevedere un momento conclusivo in cui l’uditorio è invitato a
intervenire nel dibattito e a porre dei quesiti oppure ad esprimere le proprie
opinioni. Organizzare uffici e servizi Strumenti, modelli organizzativi ed
esperienze per organizzare i servizi di informazione e comunicazione - La legge
7 giugno 2000, n. 150, ha legittimato, definito e riordinato, la funzione di
comunicazione nelle pubbliche amministrazioni. Assi portanti di questa funzione
sono diventati, per la prima volta in modo organico, gli Uffici del Portavoce,
l'Ufficio Stampa e l'Ufficio per le Relazioni con il Pubblico - Successivamente,
la direttiva sulle attività di comunicazione 7 febbraio 2002 del Ministro per la
Funzione Pubblica, è intervenuta per dare nuovo impulso a queste strutture,
collocandole in un quadro sinergico e integrato, che ricomprende anche le
redazioni dei siti web. La complessità delle organizzazioni pubbliche mette alla
prova più che in passato l'organizzazione effettiva di questi uffici nel più
ampio orizzonte delle funzioni di comunicazione. Per darne concreta attuazione,
non bastano le disposizioni previste dalle norme ma occorrono know-how,
competenze e professionalità degli operatori. Le pagine che potrete consultare
in questa sezione, predisposte appositamente e/o frutto di esperienze del
progetto URPdegliURP, sono state raccolte per essere messe a disposizione degli
operatori con l'intento di contribuire all'attivazione e/o al miglioramento del
processo organizzativo che accompagna la progettazione, la gestione e
l'implementazione dei servizi di comunicazione. Una sala stampa sul Web - Alcuni
esempi italiani e internazionali - Siamo obbligati a creare un ufficio stampa
online? - Verso i "rich press release" - "E ora che avevamo tutte le risposte ci
hanno cambiato le domande..." - E’ proprio così: in tempi di web communications
che ce ne facciamo di tutta la tecnica di ufficio stampa acquisita con fatica?
Internet è un nuovo medium che mette in discussione tutto, ci costringe a
studiare un nuovo alfabeto, a modificare le stesse relazioni abituali tra
addetti stampa e giornalisti. La storica “contrapposizione” tra giornalisti e
comunicatori sulla rete si attenua. Le notizie sono in tempo reale per tutti e
questa è la vera rivoluzione di Internet e il vero cambiamento nei rapporti tra
comunicatori e giornalisti. Una sala stampa sul Web - Sappiamo che l’ufficio
stampa tradizionale è centrale nell’organigramma dell’impresa e colloquia solo
con i giornalisti. Sono loro i primi, e spesso unici, destinatari delle notizie:
è facile che i dipendenti di un’azienda apprendano di fusioni, esiti di
trattative sindacali o lanci di nuovi prodotti dai media. Poche aziende – le più
illuminate – inviano contemporaneamente ai dipendenti le notizie date alla
stampa. Nell'era del Web l'ufficio stampa perde i connotati di torre d’avorio
dell’azienda e gli stessi rapporti con i giornalisti diventano più semplici. La
sezione "comunicati stampa" o "ufficio stampa" di un sito è parificata alle
altre: "scende" al livello delle informazioni commerciali, finanziarie,
pubblicitarie. La password per accedere alla sezione "Stampa" di un sito è poco
diffusa e in questa fase iniziale l’azienda preferisce aumentare il numero degli
accessi piuttosto che selezionare il pubblico. Oggi il vero cambiamento nei
comunicati stampa e nelle notizie sta nella distribuzione. Qui tutto cambia
concretamente e concettualmente. Alcuni esempi italiani e internazionali - Per
il momento aziende e istituzioni si limitano a caricare sul sito, quasi sempre
sulla home page, una lunga lista di comunicati stampa nella sezione dal titolo
omonimo - Qualche volta il titolo della sezione è più evocativo, si chiama
Ufficio stampa o – se l’azienda è una multinazionale - Virtual Press
Office o News Room. Ma in entrambi i casi si rimane un po’ delusi
perché il contenuto è uguale al primo esempio: una lunga lista di comunicati
stampa, a volte solo in lingua inglese, quella della casa madre - Un ottimo
esempio è il bel sito di Palazzo Chigi, con testi curati e aggiornati in
tempo reale - Merloni ha sperimentato un ufficio stampa più articolato: insieme
all’elenco dei comunicati stampa ci sono sezioni dedicate agli eventi a cui
l’azienda partecipa e una dove i giornalisti possono scaricare le immagini,
consultabile solo con la password. A livello internazionale sono da imitare per
la struttura e per lo stile la Newsroom di Procter & Gamble e quella della EDS.
Entrambi i siti sono navigabili senza password. Siamo obbligati a creare un
ufficio stampa online - La stessa domanda vale per la creazione di un sito.
Prima di tutto bisogna chiedersi: ne ho bisogno? Ho le risorse per tenerlo
aggiornato? Ho formato sullo stile del Web le persone che vi lavorano? I
giornalisti cui mi rivolgo usano Internet? Non è quindi obbligatorio, mentre lo
è l’uso corretto della posta elettronica per inviare i comunicati stampa. E’
anche più facile ed economico. Un buon servizio di cui tenere conto è l’utilizzo
di un’agenzia di distribuzione di comunicati stampa che – a costi contenuti – vi
dà la possibilità di inviare il vostro comunicato stampa a un’ampia mailing di
giornalisti interessati al vostro tipo di notizia. L’unico esempio in Italia,
che fa capo all’agenzia di stampa Adn Kronos, immedia - Verso i "rich press
release" Anche i comunicati stampa subiscono il processo di mediamorfosi.
Secondo Steve Outing (consiglio di leggere la sua rubrica settimanale Stop the
Presses! all’indirizzo www.mediainfo.com), i comunicati stampa stanno entrando
in una nuova era: quella dei "rich press release" o "smart news releases".
Grazie alle possibilità di Internet, le parole delle news diventano immagini con
l’aggiunta di foto, audio e video, voce, grafici e slide di presentazioni. Il
comunicato si apre all’infinito e offre al giornalista un’informazione
multimediale sul prodotto o sull’azienda. Ottimi esempi di "rich press release"
sono visibili all’indirizzo dell’agenzia statunitense di distribuzione
comunicati businesswire - In Italia non sono ancora diffusi perché dobbiamo
superare i limiti tecnologici, ma sono certa che in poco tempo potranno
diventare strumenti consueti nel nostro lavoro
