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to work as a press officer/environmental journalist - the eea is an agency
of the european union (eu) and one of the decentralised community bodies.
the eea aims to support sustainable development and to help achieve
significant and measurable improvement in europe’s environment, through the
provision of timely, targeted, relevant and reliable information to
policy-making agents and the public - the place of work will be copenhagen,
denmark - job description to work for the media, editing and pr group under
the communications and corporate affairs programme - functions and duties -
to research, write and disseminate press releases, web announcements,
articles and other materials for media use; to establish relations with key
environmental and other relevant journalists around europe; to organise and
follow up interviews between agency staff and the media; to respond to media
enquiries; to arrange press conferences, media briefings and other media
events as necessary; to maintain and enhance the accuracy and reach of the
agency’s media contacts database; to inform member countries and the
european commission about planned eea media activities and coordinate with
them as needed; to inform eea institutional networks and other staff about
relevant media activities; to monitor media coverage of the agency,
including the effectiveness of its own media activities, and maintain a
comprehensive archive of this; to contribute to the work of the group
including the implementation and review of the eea external communications
strategy and the establishment of the annual communications plan; to
participate in the activities of the launch team, including taking
responsibility for preparing communications activities around the launch of
eea outputs, excellent written and spoken english - remember to take time
zones into consideration when sending your application - prior to contract
signature, the successful candidate will be asked - personal data protection
- request for review - admitted to the selection procedure will be notified
by letter. the candidate may ask to have her/his application reconsidered by
a sending a request for review to the chairman of the selection committee at
the address indicated on the letter within calendar days from the date of
the letter of notification - press conferences are appropriate to mark a
major event or announce important news, where the ability to see results at
first hand, or to question the personalities involved, will bring added
value for journalists. another justification is to give a general briefing
about a topic of current or emerging interest. this may not necessarily
produce a great deal of immediate press coverage, but will provide
journalists with a contextual framework for future announcements. it is
nevertheless always preferable to provide a news angle that will justify the
time spent in attending such an event. hint: think particularly about
visual possibilities for tv – facility visits, concrete results of research
- plan ahead - press conferences can take various forms. they can be open to
all journalists, addressed to a targeted panel in line with the subject and
geographical area, or reserved for a limited circle of journalists seen as
opinion leaders. whatever the format, success requires the mobilisation of
substantial resources. careful preparation may take between 15 and 20 days
work full-time for one person, plus a presence on the day and for follow-up.
moreover, such an event costs money, and the costs should be calculated in
advance. this is not the type of operation that should be repeated too
often; otherwise it becomes a drain on budgets and dulls the interest of the
press. it is vital to weigh the value, and not to abuse the method to
announce details that could easily be communicated in writing. in some
circumstances, it may be necessary to organise a press conference at short
notice, but this should be avoided as far as possible. however, such
eventualities are unlikely to arise in the context of fp6 project promotion.
timing - press conferences are typically held in the late morning, but an
early morning press breakfast or midday press lunch are also acceptable
alternatives. other media events can take half a day, or even a whole day,
for example when they involve a visit to a project site or a laboratory tour
– but do not forget that time is valuable to journalists. a number of
elements can be combined, such as a field trip followed by a press lunch –
or even something more ambitious. before fixing the time and date of a press
conference, make every effort to ascertain whether a conflicting event may
be taking place, which could divert your target audience. ask a known
journalist to check his/her diary, or – if you intend to hold your event
during a conference or exhibition – check with the organisers to determine
whether another participant has similar plans. invitation ensure that the
invitation includes all the facts that journalists need to know – who, what,
why, when, where, how – and include any additional information that will
help convince them to attend. issue the invitations two to three weeks in
advance. send two copies of the invitation to the editorial office: one for
the journalist and one for the editor-in-chief. be specific about any costs
– travel, accommodation, etc. – that you are prepared to support. do not
assume that all journalists invited to a press conference will be willing or
able to attend. to assemble ten journalists, for example, you may need to
extend invitations to double that number. location choose a central location
with easy access; attach a map with the invitation, and make arrangements
for parking and/or transfers from the nearest transport terminals. -
journalists are only human – an attractive or unusual location just might
prove instrumental in encouraging their attendance. press kit - prepare a
full set of material for the journalists. this should include press
release(s) covering the main message(s) being communicated, relevant
background material, such as specially prepared press fact sheets, relevant
publications and possibly brochures as well as handout versions of the
presentation slides. also include cvs of relevant people and a contact sheet
to simplify journalistic follow up. prepare suitable illustrations –
graphics, diagrams and/or photographs. these can be provided on a cd, or a
suitable website address supplied to enable the journalist to download them.
presentations - all press conference contributors should aim to meet certain
minimum standards in the style of their spoken delivery and the quality of
their accompanying presentations. presentations should be prepared in detail
with regard to both their contents and length. as with any form of media
message, keep the contents simple and the messages clear. do not go deeply
into scientific detail; a media presentation is not a sector-specific
scientific conference contribution. support the talk with good clear slides,
ideally in a powerpoint format that can easily be distributed to the press
in printed form or on disk. develop a simple style and do not try to put too
many messages on one slide. use pictures, graphics and diagrams wherever
possible and keep words to a minimum. a slide should support what you are
saying, not provide your speaking notes. it is essential to rehearse
presentations thoroughly before an event, and to verify their functioning at
the location itself. to avoid compatibility problems, check in advance what
type of audiovisual equipment is available, and in what form presentations
can be accepted - laptop plug-in, cd, dvd, videotape, memory stick - other
practical details - when taking responsibility for the organisation of a
press conference, make a checklist of the materials and services that will
be required on the day – from name badges and table cards, to public address
and audiovisual equipment. set aside a reception desk at the entrance to the
conference area. obtaining full particulars from journalists can form useful
input for assembling an up-to-date database of press contacts. make sure
that journalists are collected and accompanied during facility visits, with
competent people on hand to answer questions – and to ensure their safety.
have available a suitable area for tv or radio journalists to record
specific interviews. follow-up - be sure to note, and respond to, any
journalists’ requests that cannot be dealt with on the day of a conference
(e.g. providing specific pictures or additional background information).
building a reputation as a reliable information source and a
person/organisation that delivers on promises pays long-term dividends. hint
- mail/email press kits to journalists who were on your invitation list but did not
attend the event. this could well have been due to circumstances beyond
their control. why communicate via the mass media? basic principles -
produce an effective press release - organise a successful press conference
- build good relationships with journalists - how to get on tv - evaluate
results - learn more about media relations - ufficio stampa - come gestire i
rapporti con i mezzi di comunicazione di massa l'ufficio stampa è la
struttura che si occupa dell'informazione da destinare all'esterno
dell'organizzazione cioè dell'attività di comunicazione ai mezzi di
informazione di massa. cosa fa un ufficio stampa - la funzione principale di
questo ufficio è quella di selezionare, filtrare e veicolare il flusso delle
informazioni provenienti dall'interno dell'ente/organizzazione verso gli
organi di informazione - i suoi principali interlocutori sono i mass media:
quotidiani, radio, tv, riviste, ecc. in grado di raggiungere precisi e
circoscritti target di utenza così come il pubblico di massa in generale -
l'ufficio stampa svolge molteplici attività quali -organizzare la raccolta e
l'archiviazione della documentazione di base inerente l'organizzazione (il
piano di comunicazione, le strategie di sviluppo dell'ente, informazioni sui
prodotti o servizi erogati, biografie, profilo storico, foto e immagini,
video, ecc.); rassegna stampa quotidiana, elaborazione dossier tematici,
verificare fonti, notizie, riferimenti all?attività e reperire
documentazione; curare una serie di rapporti personali con giornalisti,
addetti stampa, personaggi della politica, del sindacato, della cultura
quali destinatari dell'informazione; promuovere e organizzare particolari
eventi, conferenze e manifestazioni; individuare i punti di forza
dell'organizzazione utili alla promozione della stessa. gli strumenti
operativi di un ufficio stampa - la necessità di dotarsi di un'adeguata
strumentazione tecnico-operativa diventa condizione irrinunciabile per il
lavoro dell'ufficio stampa: computer, telefono, fax, fotocopiatrice,
televisore, registratore, radio, connessione ad almeno una agenzia di
stampa, elenchi aggiornati di giornalisti, giornali e periodici essenziali,
elenchi telefonici. e' importante adeguare la struttura tecnica a quella
operativa. chi lavora nell'ufficio stampa - secondo l'art.9 comma 3 della
legge 150/2000: ''l?ufficio stampa è diretto da un coordinatore, che assume
la qualifica di capo ufficio stampa, il quale, sulla base delle direttive
impartite organo di vertice amministrazione, cura i collegamenti con gli
organi di informazione, assicurando il massimo grado di trasparenza,
chiarezza e tempestività delle comunicazioni da fornire nelle materie di
interesse dell’amministrazione". - tre metri sopra il cielo - 3 metri sopra
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nave - gli strumenti utilizzati dall'ufficio stampa per comunicare scritti
visivi articoli foto e immagini comunicato stampa conferenza stampa si è
detto in lista legge 150/2000 e provvedimenti successivi - rassegne stampa -
chi firma i comunicati stampa? cosa dice la norma - dir 7/02/02, direttiva
sulle attività di comunicazione delle pa atti amministrativi l 150/2000,
disciplina delle attività di informazione e di comunicazione delle pa atti
amministrativi domande e risposte dlgs 29/93, razionalizzazione
dell'organizzazione delle pa e revisione della disciplina in materia di
pubblico impiego atti amministrativi - comunicazione ai mezzi di
informazione di massa - come aumentare la visibilità dell'organizzazione e
del prodotto o servizio offerto - la comunicazione ai mezzi d'informazione
di massa è uno strumento di tipo informativo/promozionale che appartiene al
concetto più ampio di comunicazione organizzativa e sfrutta la visibilità
dei media - l'obiettivo principale è quello di assicurare una diffusione
omogenea e coerente dell'immagine aziendale, attraverso la divulgazione
della propria attività, dei propri servizi, delle proprie policy, normative
e cultura di riferimento. ciò al fine di rafforzare la credibilità
dell'azienda stessa alla quale viene conferita maggiore trasparenza e
visibilità. la comunicazione ai mezzi di informazione di massa di solito ha
funzione promozionale: essa tende infatti a diffondere ad un pubblico più
ampio possibile informazioni e notizie, al fine di promuovere soprattutto
l'immagine dell'organizzazione. infatti, anche quando si promuovono servizi
o un prodotti nuovi non risulta tanto importante scendere nei particolari
tecnici e precisi degli stessi, ma piuttosto trovare una notizia e un mezzo
per divulgarla che sia facilmente comprensibile dal numero più alto
possibile di utenti. questo tipo di comunicazione risulta molto importante
per gli enti e le organizzazioni, tant'è che nella maggioranza dei casi
esiste una struttura ad hoc che si occupa dei rapporti con la stampa,
l'ufficio stampa. gli strumenti di comunicazione ai mezzi d'informazione di
massa si suddividono in scritti parlati tecnologici lettera conferenza
stampa internet comunicato stampa intervista posta elettronica articolo.
anche rispetto a questa forma di comunicazione, assume oggi sempre maggiore
importanza lo strumento telematico e con esso la capacità di utilizzare
contemporaneamente molteplici e differenziate forme di linguaggio per
arrivare ai target più differenziati: a questo proposito diventa oggi sempre
più importante coniugare il redattore tradizionale con colui che si occupa
della redazione di testi web, e per le organizzazioni diventa sempre più
fondamentale cercare di integrare il personale addetto all'ufficio stampa
con quello della redazione web. conferenza - come affrontare un discorso in
pubblico - organizzazione preliminare - una conferenza necessita di una
scrupolosa preparazione che deve essere affidata ad una equipe costituita da
un coordinatore con funzioni decisionali, e altre figure con funzioni più
operative. il gruppo di lavoro così costituito avrà quindi il compito di
preparare come prima cosa un elenco delle organizzazioni e delle persone da
invitare e di inoltrare i rispettivi inviti (almeno 15 giorni prima) che
dovranno contenere tutte le informazioni indispensabili quali: data, ora,
luogo e durata della conferenza; argomento della conversazione; nome del
conferenziere e sua qualifica. successivamente, nel caso in cui tra gli
invitati ci siano persone di altre città o paesi, sarà necessario fornire
loro informazioni utili relativamente ad eventuali alloggi, punti di ristoro
e soprattutto al raggiungimento del locale in cui si svolgerà la conferenza.
inoltre, è necessario - accertarsi che lo spazio prescelto sia
sufficientemente ampio e che ognuno degli uditori disponga di un posto a
sedere - preparare una postazione per la stampa ed altre postazioni per
eventuali personalità importanti; controllare che vi siano un’illuminazione
ed un’ aerazione adeguati e che la stanza sia totalmente isolata da rumori
esterni, fonte di distrazione; predisporre blocchetti di carta, fogli e
matite per tutti e se l’acustica lo richiede munirsi di microfono; preparare
in sala bottiglie d’acqua e bicchieri. lo svolgimento - inizialmente è
importante fare accomodare gli uditori e metterli a proprio agio per
agevolarne le capacità di ascolto - e’ bene accertarsi che tutti siano
accuratamente informati sull’argomento trattato e sulla durata della
conferenza - una volta verificate queste condizioni, si può dare inizio alla
conferenza, presentando all’uditorio l’ente che organizza la conferenza e il
testimone/relatore che terrà la conferenza stessa, ringraziando
anticipatamente per l’attenzione - è estremamente importante far rispettare
al relatore l’orario a sua disposizione (di norma una conferenza per
riuscire efficace e non stancare l’uditorio non deve superare i 30 minuti e
deve essere integrata da supporti visuali come fotografie, diapositive,
grafici, illustrazioni sufficientemente grandi cosi che tutti possano
vederli) - è utile aprire l’incontro e/o la relazione con un breve episodio
realmente vissuto o con una storiella umoristica pertinente al tema della
conversazione, poiché ciò permette di rompere il ghiaccio più facilmente e
predispone favorevolmente all’ascolto - se sono stati predisposti materiali
da distribuire all’uditorio è bene renderli disponibili solo al termine
della conferenza, onde evitare che distolgano l’attenzione dalla stessa - e’
importante prevedere un momento conclusivo in cui l’uditorio è invitato a
intervenire nel dibattito e a porre dei quesiti oppure ad esprimere le
proprie opinioni. organizzare uffici e servizi strumenti, modelli
organizzativi ed esperienze per organizzare i servizi di informazione e
comunicazione - la legge 7 giugno 2000, n. 150, ha legittimato, definito e
riordinato, la funzione di comunicazione nelle pubbliche amministrazioni.
assi portanti di questa funzione sono diventati, per la prima volta in modo
organico, gli uffici del portavoce, l'ufficio stampa e l'ufficio per le
relazioni con il pubblico - successivamente, la direttiva sulle attività di
comunicazione 7 febbraio 2002 del ministro per la funzione pubblica, è
intervenuta per dare nuovo impulso a queste strutture, collocandole in un
quadro sinergico e integrato, che ricomprende anche le redazioni dei siti
web. la complessità delle organizzazioni pubbliche mette alla prova più che
in passato l'organizzazione effettiva di questi uffici nel più ampio
orizzonte delle funzioni di comunicazione. per darne concreta attuazione,
non bastano le disposizioni previste dalle norme ma occorrono know-how,
competenze e professionalità degli operatori. le pagine che potrete
consultare in questa sezione, predisposte appositamente e/o frutto di
esperienze del progetto urpdegliurp, sono state raccolte per essere messe a
disposizione degli operatori con l'intento di contribuire all'attivazione
e/o al miglioramento del processo organizzativo che accompagna la
progettazione, la gestione e l'implementazione dei servizi di comunicazione.
una sala stampa sul web - alcuni esempi italiani e internazionali - siamo
obbligati a creare un ufficio stampa online? - verso i "rich press release"
- "e ora che avevamo tutte le risposte ci hanno cambiato le domande..." - e’
proprio così: in tempi di web communications che ce ne facciamo di tutta la
tecnica di ufficio stampa acquisita con fatica? internet è un nuovo medium
che mette in discussione tutto, ci costringe a studiare un nuovo alfabeto, a
modificare le stesse relazioni abituali tra addetti stampa e giornalisti.
la storica “contrapposizione” tra giornalisti e comunicatori sulla rete si
attenua. le notizie sono in tempo reale per tutti e questa è la vera
rivoluzione di internet e il vero cambiamento nei rapporti tra comunicatori
e giornalisti. una sala stampa sul web - sappiamo che l’ufficio stampa
tradizionale è centrale nell’organigramma dell’impresa e colloquia solo con
i giornalisti. sono loro i primi, e spesso unici, destinatari delle notizie:
è facile che i dipendenti di un’azienda apprendano di fusioni, esiti di
trattative sindacali o lanci di nuovi prodotti dai media. poche aziende – le
più illuminate – inviano contemporaneamente ai dipendenti le notizie date
alla stampa. nell'era del web l'ufficio stampa perde i connotati di torre
d’avorio dell’azienda e gli stessi rapporti con i giornalisti diventano più
semplici. la sezione "comunicati stampa" o "ufficio stampa" di un sito è
parificata alle altre: "scende" al livello delle informazioni commerciali,
finanziarie, pubblicitarie. la password per accedere alla sezione "stampa"
di un sito è poco diffusa e in questa fase iniziale l’azienda preferisce
aumentare il numero degli accessi piuttosto che selezionare il pubblico.
oggi il vero cambiamento nei comunicati stampa e nelle notizie sta nella
distribuzione. qui tutto cambia concretamente e concettualmente. alcuni
esempi italiani e internazionali - per il momento aziende e istituzioni si
limitano a caricare sul sito, quasi sempre sulla home page, una lunga lista
di comunicati stampa nella sezione dal titolo omonimo - qualche volta il
titolo della sezione è più evocativo, si chiama ufficio stampa o – se
l’azienda è una multinazionale - virtual press office o news room. ma in
entrambi i casi si rimane un po’ delusi perché il contenuto è uguale al
primo esempio: una lunga lista di comunicati stampa, a volte solo in lingua
inglese, quella della casa madre - un ottimo esempio è il bel sito di
palazzo chigi, con testi curati e aggiornati in tempo reale - merloni ha
sperimentato un ufficio stampa più articolato: insieme all’elenco dei
comunicati stampa ci sono sezioni dedicate agli eventi a cui l’azienda
partecipa e una dove i giornalisti possono scaricare le immagini,
consultabile solo con la password. a livello internazionale sono da imitare
per la struttura e per lo stile la newsroom di procter & gamble e quella
della eds. entrambi i siti sono navigabili senza password. siamo obbligati a
creare un ufficio stampa online - la stessa domanda vale per la creazione di
un sito. prima di tutto bisogna chiedersi: ne ho bisogno? ho le risorse per
tenerlo aggiornato? ho formato sullo stile del web le persone che vi
lavorano? i giornalisti cui mi rivolgo usano internet? non è quindi
obbligatorio, mentre lo è l’uso corretto della posta elettronica per inviare
i comunicati stampa. e’ anche più facile ed economico. un buon servizio di
cui tenere conto è l’utilizzo di un’agenzia di distribuzione di comunicati
stampa che – a costi contenuti – vi dà la possibilità di inviare il vostro
comunicato stampa a un’ampia mailing di giornalisti interessati al vostro
tipo di notizia. l’unico esempio in italia, che fa capo all’agenzia di
stampa adn kronos, immedia - verso i "rich press release" anche i comunicati
stampa subiscono il processo di mediamorfosi. secondo steve outing
(consiglio di leggere la sua rubrica settimanale stop the presses!
all’indirizzo www.mediainfo.com), i comunicati stampa stanno entrando in una
nuova era: quella dei "rich press release" o "smart news releases". grazie
alle possibilità di internet, le parole delle news diventano immagini con
l’aggiunta di foto, audio e video, voce, grafici e slide di presentazioni.
il comunicato si apre all’infinito e offre al giornalista un’informazione
multimediale sul prodotto o sull’azienda. ottimi esempi di "rich press
release" sono visibili all’indirizzo dell’agenzia statunitense di
distribuzione comunicati businesswire - in italia non sono ancora diffusi
perché dobbiamo superare i limiti tecnologici, ma sono certa che in poco
tempo potranno diventare strumenti consueti nel nostro lavoro, museo delle
torture, tortura, san gimignano, san marino, siena, volterra, misteri,
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